Distintos tipos de cuentas de email

Introducción

Una de las preguntas más recurrentes que nos haces nuestros clientes está relacionada a la mejor forma de gestionar las cuentas de mails asociadas a su sitio web. Es innegable que la gran mayoría posee una cuenta de Gmail; Outlook (ex Hotmail) o Yahoo! y saben usarlas a la perfección. Sin embargo, se encuentran algo perdidos cuando quieren (y deben) empezar a gestionar las cuentas del tipo @miweb.com que te habilita el hosting registrado para tu web una vez registrado el dominio.

Así comienzan las disyuntivas por si es preferible manejarse vía Webmail; o bien recurrir a los protocolos IMAP o POP3 los cuales e la mayoría de las personas desconoce. En este pequeño artículo enunciamos en qué consiste cada uno de ellos, y por qué y en qué circunstancias conviene optar por alguno u otro. También, ponemos a disposición nuestros servicios de asesoramiento para que puedas sacarte cualquier duda al respecto.

WebMail

Para explicarlo de forma simple; el webmail es la forma de funcionar de Gmail; Yahoo u Outlook (entre otros) cuando ingresas desde una computadora de escritorio a través de un navegador web. En este navegador tipeas una dirección web (habitualmente misitio.com/webmail) y mediante un nombre de usuario y contraseña ingresas a una interfaz similar a los de los ya mencionados.

Por lo general, los servidores de hosting tienen instalado un sistema de mails con una interfaz o diseño similar a Gmail; Outlook o Yahoo, aunque suele ser más sencilla y menos vistosa; pero perfectamente funcional. Se compone de un panel a la izquierda con las carpetas populares; y un panel grande a la derecha con la bandeja de entrada en donde van “cayendo” los mails entrantes. Mediante el botón Redactar vas a poder componer tu propio correo eligiendo asunto, destinatario, cuerpo del mensaje, CC, BCC, etc. Terreno conocido en todos sus aspectos.

Estas interfaces de webmail suelen traer componentes extras; como una libreta de direcciones, un calendario para agendar recordatorios; un libro de notas. Además, otorgan la posibilidad de agregar firmas a los mails, cambiar la tipografía, tamaño, crear carpetas; etc. Es sin duda, la interfaz más amigable; pero no las más completa. Desde Fénix Azul, siempre recomendamos recurrir a esta forma de enviar/recibir mails cuando se está usando una PC por sobre las otras dos sobre las que pasaremos revista.

Ventajas:

• Podes acceder desde cualquier PC o dispositivo móvil con acceso a internet sin necesidad de instalar ningún programa en particular.
• No hay que configurar nada, únicamente recordar la dirección de acceso, el nombre de usuario y la contraseña.
• Todos los mails quedan guardados en el servidor; así que sea desde donde sea que ingreses, siempre vas a ver los mismos mails.

Desventajas

• Presenta algunas limitaciones en cuanto a posibilidades cuando se usa de forma más intensiva o profesional, producto de la interfaz reducida del sistema.
• Es un poco incómodo redactar o responder mails cuando se hace desde dispositivos móviles.
• La experiencia será más o menos completa dependiendo del sistema instalado por tu proveedor de hosting.
• Podes recibir los mails de una cuenta por vez (no podés tener varias casillas de mail abiertas a la vez).

Protocolo IMAP

El protocolo IMAP funciona de forma al anterior, pero se recurre a un cliente de mail (un programa) que haga de intermediario. Vamos a necesitar dos cosas: Contar con los datos técnicos (servidor, puerto, nombre de usuario, contraseña) que debe proporcionarte el servidor de hosting o quien te está asesorando o construyendo el sitio web; y que tengas instalado en tu PC o dispositivo móvil un cliente de email (se le dice cliente a todo programa que se conecta con un servidor) como puede Outlook (el que viene con Office); Thunderbird; MailBird. Son estos programas los que te proveerán las prestaciones que necesites (interfaz sencilla o compleja; calendario, notas, agenda de contactos, recordatorios). Algunos son muy sencillos; otros son verdaderos monstruos con innumerables opciones.

Una vez instalado el programa, hay que cargarle esos datos técnicos mencionados anteriormente y ya estás en condiciones de enviar/recibir mails. Para ello se mostrará una interfaz similar a la que tienen los distintos webmails (árbol de carpetas, bandeja de entrada, bandeja de salida, papelera, botón de redactar, etc).

La principal característica de este protocolo es que los mails nunca se “bajan” Siempre quedan alojados en el servidor y podés acceder a ellos desde la interfaz webmail o incluso desde otra PC o dispositivo que también esté configurado con el protocolo IMAP. Por ejemplo: recibís un mail; y podés leerlo y responderlo (simultáneamente) desde el celular; desde tu PC en tu casa, desde la notebook de la oficina y desde una PC pública en el hotel en el que te alojás.

En el protocolo IMAP; el cliente (el programa instalado) accede al servidor; recopila los mails recibidos; y te los muestra dejándolos en el servidor. Si borrás un mail; se borra del servidor y por ende, lo hace para todos los que tengan acceso a esa cuenta. Dicho de otra forma, es como si usaras un webmail, pero en lugar de acceder a la casilla visitando una página web; lo hacés usando un programa especializado en leer y redactar mails.

Ventajas:

• Los clientes de mails en los que se usan las cuentas con protocolo IMAP habilitan miles de funciones (chequedo de mail cada cierto tiempo; revisión ortográfica, programación de envíos, seteos de notificaciones, copias de seguridad periódicas, personalización de la interfaz, conexión de la agenda de contactos con redes sociales, etc).
• Los mails quedan alojados en el servidor, así que podes acceder a ellos desde otros dispositivos, con otros clientes de mail o usando la interfaz webmail.
• Los mails compuestos o redactados usando estos clientes son muchos mas vistosos, permitiendo agregar imágenes, fondos, colores, tipografías, etc.

Desventajas:

• Tenés que revisar constantemente no quedarte sin espacio en el servidor e ir borrando mails viejos, dado que estos siempre quedan alojados en él.
• Para usuarios no muy familiarizados, puede ser difícil de configurar.

Protocolo POP3

En el otro extremo, encontramos el protocolo POP3. También es necesario dar con determinados datos técnicos de la cuenta de email y que tengas instalado un cliente de email.

Igual que con el protocolo IMAP, el primer paso después de instalar el cliente de mail es cargarle los datos técnicos de tu cuenta de mail. Hecho eso, el programa ya está listo para enviar y recibir correos.

El principal detalle de este sistema es que los mensajes nunca quedan alojados en tu servidor web. Para que se entienda bien: Si recibís o mandas un mail desde tu notebook; ese mail sólo podrás leerlo desde esa notebook. No podrás acceder a ese contenido desde otra página, computadora o programa. Hay que tener muy presente esta circunstancia, porque si a esa notebook le pasa algo (se rompe, se cambia, es robada, etc) no hay forma de recuperar ese contenido.

Otro detalle es que los mails recibidos pueden ser leídos incluso una vez estando sin conexión a internet. Asimismo, podes componer mails sin tener conexión, los cuales se enviarán automáticamente una vez que consigas reconectarse. Además, es muy raro que se use este protocolo para enviar/recibir mails desde dispositivos móviles como celulares o tablets.

Ventajas

• Los clientes de mails en los que se usan las cuentas con protocolo POP3 habilitan miles de funciones (chequedo de mail cada cierto tiempo; revisión ortográfica, programación de envíos, seteos de notificaciones, copias de seguridad periódicas, personalización de la interfaz, conexión de la agenda de contactos con redes sociales, etc).
• Los mails compuestos o redactados usando estos clientes son muchos mas vistosos, permitiendo agregar imágenes, fondos, colores, tipografías, etc.
• Ahorras espacio en disco en el servidor de hosting.
• Los mails ya recibidos los podes leer offline

Desventajas:

• Los mails que caen o salen desde determinada computadora, sólo pueden leerse desde esa computadora.
• Para usuarios no muy familiarizados, puede ser difícil de configurar.
• Hay que hacer backups frecuentemente o lamentar las consecuencias.